Посадова інструкція секретаря керівника відділу документообігу, кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи
ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
секретаря керівника відділу документообігу, кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи
Ланчинської селищної ради ТГ
1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Секретар керівника призначається та звільняється із займаної посади головою селищної ради.
1.2. Секретар керівника безпосередньо підпорядковується селищному голові та начальнику відділу документообігу, кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи.
1.3. У своїй діяльності секретар керівника керується Конституцією України, Регламентом роботи Ланчинської селищної ради, Регламентом роботи виконавчого комітету, Інструкцією з діловодства, цією посадовою інструкцією.
2. ЗАВДАННЯ, ОБОВ’ЯЗКИ ТА ПОВНОВАЖЕННЯ
2.1. Виконує функції, що включають забезпечення обслуговування роботи селищного голови.
2.2. Приймає кореспонденцію, яка надходить на розгляд керівникові організації, передає її згідно з прийнятим рішенням до структурних підрозділів або конкретним виконавцям для використання в процесі роботи або підготовки відповідей.
2.3. Веде діловодство, виконує різні операції із застосуванням комп’ютерної техніки, призначеної для збирання, оброблення й подання інформації для підготовки та прийняття управлінських рішень.
2.4. Стежить за своєчасним розглядом і поданням структурними підрозділами та конкретними виконавцями документів, що надходять на виконання, перевіряє правильність оформлення підготовлених проектів документів, що передаються на підпис селищному голові, забезпечує якісне їх редагування.
2.5. За дорученням керівника складає листи, запити, інші документи, готує відповіді авторам листів.
2.6. Виконує роботу з підготовки засідань і нарад, які проводить керівник (збирання необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час і місце проведення заходу, порядок денний, реєстрація учасників заходу).
2.7. Друкує за вказівкою керівника службові матеріали, необхідні для його роботи.
2.8. Організовує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розгляду прохань і пропозицій працівників.
2.9. Формує справи відповідно до затвердженої номенклатури справ, забезпечує їх зберігання.
2.10. Одержує необхідні селищному голові відомості від підрозділів або виконавців, старост старостинських округів, викликає за його дорученням працівників.
2.11. Забезпечує належний порядок в приміщенні приймальні.
2.12. Веде журнал обліку особистого прийому громадян селищним головою, здійснює контроль за термінами виконання звернень, що надійшли під час особистого прийому.
2.13. Виконує інші доручення селищного голови.
3. ПРАВА
Має право:
3.1. Складати листи та короткі розпорядчі документи на підставі усних вказівок керівника.3.2. За необхідності залучати працівників селищної ради до підготовки документів, що потрібні керівникові.
3.3. Не приймати на підпис керівника організації службові документи, які підготовлені з порушенням чинних стандартів.
3.4. У межах своєї компетенції та повноважень відповідати на телефонні дзвінки, адресовані керівникові, з метою ефективного використання його робочого часу.
4. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ
Несе відповідальність:
4.1 За виконання посадових обов’язків і окремих доручень;
4.2. За виконання вимог ділового етикету при спілкуванні з жителями громади, працівниками ради та іншими відвідувачами;
4.3. За виконання правил внутрішнього розпорядку.
5. ПОВИНЕН ЗНАТИ
5.1. Правила ділового етикету, правила та норми охорони праці, протипожежного захисту та внутрішнього розпорядку;
5.2. Закон України «Про службу в органах місцевого самоврядування», чинного;
5.3. Постанови, розпорядження, накази; положення, інструкції та інші керівні матеріали і нормативні документи щодо діяльності організації і ведення діловодства;
5.4. Структуру та керівний склад селищної ради та її підрозділів;
5.5. Організацію діловодства; методи оброблення й оформлення документів;
5.6. Правила користування комп’ютером, технічними засобами оброблення документів, усної та писемної документної інформації.
5.7. Стандарти системи організаційнорозпорядчої документації.
6. Кваліфікаційні вимоги
6.1. Повна загальна середня освіта та професійнотехнічна освіта або повна загальна середня освіта. Без вимог до стажу роботи.
7. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою
7.1. Безпосередньо контактує з селищним головою та начальником відділу документообігу, кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи, а також з іншими працівниками селищними ради та іншими організаціями, які звертаються у службових та особистих справах.
ПОГОДЖЕНО:
Начальником відділу документообігу,
кадрової, інформаційної та
загально-організаційної роботи
З посадовою інструкцією ознайомлена
секретар керівника відділу документообігу,
кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи
«____» _____________ 2021 р.