A A A K K K
для людей з обмеженими можливостями
Ланчинська громада
Івано-Франківська область, Надвірнянський район

Положення

 

Затверджено:

Рішенням сесії Ланчинської селищної  ради

Надвірнянського району

Івано–Франківської області

№______від _____________

селищний голова _________

Н.Р. Данилюк

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ документообігу, кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи Ланчинської селищної ради

1. Загальні положення

1.1.Відділ документообігу, кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи Ланчинської селищної ради ( далі – Відділ)  відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» є структурним підрозділом апарату Ланчинської селищної ради (далі –  селищної ради). Відділ утворюється  селищною радою,   є підзвітним і підконтрольним селищній раді, підпорядкований виконавчому комітету селищної ради, селищному голові, заступнику селищного голови та керуючому справами виконкому, відповідно до розподілу обов’язків, а з питань здійснення делегованих повноважень підконтрольний відповідним органам виконавчої влади.

       1.2. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією України,  законами України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, Статутом Ланчинської територіальної громади Надвірнянського району Івано-Франківської області, Рішеннями селищної ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, цим Положенням та іншими нормативно-правовими  актами.

       1.3. Структура, чисельність працівників Відділу затверджуються селищною радою.

       1.4. Положення про Відділ затверджується сесією Ланчинської селищної  ради. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться сесією Ланчинської селищної  ради.

        1.5. Посадові інструкції працівників Відділу розробляються начальником Відділу та  затверджуються селищним головою.

        1.6. Відділ не має статусу юридичної особи.

 

 

2.Основні завдання відділу

    Відділ створюється для документування (в тому числі архівного зберігання документів), організаційно-технічного та кадрового забезпечення діяльності виконавчого комітету, його апарату та виконання ним повноважень, визначених чинним законодавством, у тому числі делегованих повноважень органів виконавчої влади з таких основних напрямків

   

З питань документообігу

2.1.1. Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в апараті виконавчого комітету відповідно до чинних правил.

2.1.2   Документування діяльності виконавчого комітету.

2.1.3   Підготовка проектів розпоряджень селищного голови, що належать до компетенції Відділу, а також редагування текстів усіх розпоряджень селищного голови і перевірка їх проектів вимогам Інструкції з діловодства в апараті, управліннях та інших відділах виконавчого комітету.

2.1.4  Ведення архівної справи (архівного зберігання) в апараті виконавчого комітету.

2.1.5 Здійснення контролю за дотриманням чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах виконавчого комітету.

2.1.6 Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів.

2.1.7 Надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції Відділу, структурним підрозділам виконавчого комітету.

2.1.8 Забезпечення своєчасного розгляду заяв, пропозицій та скарг громадян, що надійшли до виконкому з особистих проблем, з питань діяльності підприємств, установ та організацій.

2.1.9 Здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до виконавчого комітету.

2.1.10 Прийом, реєстрація, передача на розгляд селищному голові, розсилання вхідної і вихідної кореспонденції, рішень виконавчого комітету та рішень Ланчинської селищної ради,  розпоряджень селищного голови, інших  документів виконавчого комітету Ланчинської селищної ради.

2.1.11 Проведення аналізу письмових і усних звернень громадян, підготовка матеріалів та регулярне інформування  селищного голови про стан цієї роботи.

2.1.12 Складання Номенклатури справ ради, забезпечення здійснення контролю за належним формуванням, оформленням і зберіганням у відділах справ, приймання документів відділів на зберігання до поточного архіву ради організація роботи поточного архіву ради.

2.1.13 Забезпечення здійснення діловодства за запитами на інформацію, надіслану поштою та засобами факсимільного зв’язку, а також за документами, складеними на виконання запитів на інформацію.

 

З питань інформаційної та загально-організаційної роботи 

2.2.1 Здійснення організаційного, інформаційного та аналітичного забезпечення діяльності виконавчого комітету, селищного голови, сприяння взаємодії і зв’язків з територіальною громадою селища, органами самоорганізації населення.

2.2.2 Відповідає за впровадження і моніторинг Комунінаційної стратегії.

2.2.3 Відповідає за впровадження і моніторинг ІТ- плану.

2.2.4 Оприлюднює на офіційному веб-сайті Ланчинської селищної ради рішення, та проекти рішень виконавчого комітету та сесії селищної ради, розпорядження селищного голови, порядок денний сесії селищної ради.

2.2.5.Оприлюднює на офіційному веб-сайті Ланчинської селищної ради інформацію про участь селищного голови та апарату селищної ради в нарадах, тренінгах, семінарах іншу інформацію, яка підлягає оприлюдненню в ЗМІ.

2.2.6. Спільно з іншими структурними підрозділами Ланчинської селищної ради забезпечує підготовку і проведення засідань виконавчого комітету Ланчинської  селищної ради, нарад. Здійснює ведення протоколів нарад.

2.2.7. Сприяє набуттю знань і навиків з питань роботи з документами працівниками ради, підвищенню кваліфікації працівників структурних підрозділів.

            З питань кадрової політики

       2.3.1. Координація роботи щодо проведення кадрової політики в апараті селищної ради та виконавчому комітету.

      2.3.2. Участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників апарату Ланчинської селищної ради.

      2.3.3. Організація кадрової роботи, в основу якої покладено принципи служіння територіальній об’єднаній громаді, дотримання прав місцевого самоврядування, самостійності кадрової політики та реалізації Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», документальне оформлення проходження служби в органах місцевого самоврядування та трудових відносин.

3.Функції відділу

   З питань документообігу

     3.1.1. Опрацьовує і подає заступнику селищного голови з питань діяльності виконавчих органів проекти планів роботи виконавчого комітету, забезпечує контроль за їх виконанням.

     3.1.2. Організовує і здійснює в установленому порядку ведення діловодства в апараті виконкому. Розробляє і вносить проект Інструкції з питань діловодства в апараті, управління, інших структурних підрозділах виконавчого комітету.

     3.1.3. Здійснює прийом, попередній перегляд, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук документів, що надходять до виконавчого комітету, видачу інформації стосовно строків їх проходження.

     3.1.4. Здійснює постановку документів на контроль та формує картотеку контрольованих документів.

     3.1.5. Складає зведену номенклатуру справ апарату виконкому, забезпечує виконання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності апарату виконавчого комітету та їх архівного зберігання.

     3.1.6. Забезпечує подання виконавцями інформації про хід виконання документів, зняття документів із контролю. Готує інформаційно-аналітичні довідки про хід та підсумки виконання документів.

     3.1.7. Реєструє та видає  довідки громадянам.

     3.1.8. Організовує користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до вимог чинного законодавства України.

     3.1.9. Виконує інші функції, що випливають з покладених на Відділ завдань.

З питань інформаційної та загально-організаційної роботи 

     3.2.1. Здійснює організаційне забезпечення нарад, що проводяться селищним  головою, його заступниками з питань діяльності виконавчих органів.

     3.2.2. Готує аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних питань, що розглядаються заступником селищного голови з питань діяльності виконавчих органів.

     3.2.3. Веде роз’яснювальну роботу щодо прийому громадян селищним головою і його заступниками.

     3.2.4. Забезпечує спільно з іншими підрозділами апарату виконавчого комітету технічну підготовку засідань виконкому, консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, служб і комісій, утворюваних селищним головою, а також заходів, які проводяться селищним головою.

     3.2.5. Здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилання документів виконавчого комітету, селищного голови, апарату ради.

 

     3.2.6. Доводить у визначені строки до відділів, управлінь та служб виконавчого комітету, підприємств, установ та організацій рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови, документи виконкому.

     3.2.7. Забезпечує технічний контроль за строками виконання документів, у т.ч. за своєчасним вирішенням питань, порушених у зверненнях громадян. Систематично інформує селищного голову про хід їх виконання, факти порушення виконавської дисципліни.

    3.2.8. Вивчає, узагальнює та поширює кращий досвід роботи з документами, організації розгляду звернень та прийому громадян, готує методичні рекомендації щодо удосконалення цієї роботи.

           

            З питань кадрової політики

    3.3.1. Проводить роботу з кадровим резервом апарату виконавчого комітету ради та відділами виконавчого комітету ради, а також здійснює організаційне забезпечення формування кадрового резерву.

    3.3.2. Вносить пропозиції селищному голові щодо зарахування до кадрового резерву посадових осіб відділів виконавчого комітету ради при плануванні періодичного переміщення по службі.

    3.3.3. Вивчає разом з іншими відділами виконавчого комітету ради підрозділами особисті, професійні, ділові якості осіб, які претендують на зайняття посад в апараті виконавчого комітету ради, відділах виконавчого комітету ради, попереджує їх про встановлені законодавством обмеження, пов’язані з прийняттям та проходженням служби в органах місцевого самоврядування, ознайомлює із Загальними правилами етичної поведінки посадової особи, контролює добір і розстановку кадрів в апараті органу і структурних підрозділах ради.

     3.3.4.Приймає від претендентів на посади посадових осіб місцевого самоврядування відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії та здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору.

     3.3.5 Розглядає та вносить на розгляд голові пропозиції щодо проведення стажування кадрів на посади, готує разом з відповідними підрозділами документи для організації стажування, здійснює контроль за його проведенням.

     3.3.6. Готує проекти розпоряджень селищного голови про призначення на посади та звільнення з посад працівників ради та керівників підприємств, установ, організацій, що перебувають у комунальній власності  територіальної громади.

      3.3.7.Оформляє документи про прийняття Присяги посадової особи місцевого самоврядування та присвоєння рангів посадовим особам, вносить про це записи до трудових книжок.

      3.3.8. Обчислює стаж роботи та служби в органах місцевого самоврядування, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників апарату виконавчого комітету ради, відділів виконавчого комітету ради.

      3.3.9 У межах своєї компетенції здійснює заходи щодо забезпечення трудової дисципліни, оформляє документи, пов’язані з проведенням службового розслідування та застосуванням заходів дисциплінарного впливу.

      3.3.10 Здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ (особових карток) працівників.

      3.3.11. Оформляє і видає службові посвідчення та довідки з місця роботи працівникам, проводить оформлення листків тимчасової непрацездатності.

      3.3.12. Готує документи для відрядження працівників у межах України та за кордон.

      3.3.13. У межах своєї компетенції бере участь у розробленні структури та штатного розпису виконавчого комітету ради.

      3.3.14. Здійснює організаційне забезпечення і бере участь у роботі атестаційної комісії та проведенні щорічної оцінки виконання посадовими особами покладених на них завдань і обов’язків.

      3.3.15. Забезпечує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів.

      3.3.16. Організовує проведення табельного обліку, складання і  виконання  графіків відпусток, контролює стан трудової дисципліни і дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку. Забезпечує складання встановленої звітності з обліку особистого складу та роботи з персоналом.

     3.3.17. За  встановленим порядком подає табель, який містить відомості про фактично відпрацьований час, понаднормові години роботи, порушення трудової дисципліни тощо.

4.Права відділу

Відділ має право:

     4.1. Вносити на розгляд селищного голови проекти рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, доповідні записки з питань, що належать до компетенції відділу.

    4.2. Вивчати стан діловодства у структурних підрозділах виконавчого комітету і вимагати виконання встановлених правил роботи із документами.

    4.3. Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від структурних підрозділів виконавчого комітету для вирішення питань, пов’язаних з виконанням покладених на відділ завдань.

    4.4. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у виконавчому комітеті.

 

5. Організація роботи відділу

5.1.  Спеціалісти відділу призначаються на посаду та звільняються з посади селищним головою відповідно до вимог Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», інших нормативних актів, що стосуються проходження служби в органах місцевого самоврядування.

  5.2 Інші працівники відділу приймаються на роботу відповідно до Кодексу законів про працю України та не є посадовими особами.

    1. Начальник відділу здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, розподіляє обов’язки між працівниками відділу, забезпечує підвищення їх ділової кваліфікації.

5.4 Спеціалісти відділу є посадовими особами місцевого самоврядування, відповідно до цього Положення мають посадові повноваження щодо здійснення організаційно-розпорядчих та консультативно-дорадчих функцій.

 

  1. Відповідальність 

6.1. Начальник відділу або спеціаліст, який виконує його обов’язки несе персональну відповідальність за:

  • виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функціональних обов’язків відповідно до цього Положення;
  • відповідність прийнятих ним рішень вимогам чинного законодавства;
  • виконання рішень селищної ради та її виконавчого комітету, розпоряджень і доручень селищного голови;
  • своєчасну і достовірну подачу інформацій та звітів, що входять до компетенції відділу, стан діловодства;
  • належне оформлення проектів рішень селищної ради, розпоряджень сільського голови по питаннях, які відносяться до його компетенції.
  •  розгляд звернень громадян, фізичних та юридичних осіб у терміни встановлені чинним законодавством.
  •  за неналежне виконання законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних» та інших чинних нормативних актів.
  • несе відповідальність за збереження документів, які надійшли у відділ.

            Архівне зберігання документів які були утворені в процесі діяльності ради.

Код для вставки на сайт

Вхід для адміністратора

Онлайн-опитування:

Увага! З метою уникнення фальсифікацій Ви маєте підтвердити свій голос через E-Mail
Скасувати

Результати опитування

Форма подання електронного звернення


Авторизація в системі електронних звернень

Авторизація в системі електронних петицій

Ще не зареєстровані? Реєстрація

Реєстрація в системі електронних петицій


Буде надіслано електронний лист із підтвердженням

Потребує підтвердження через SMS


Вже зареєстровані? Увійти

Відновлення забутого пароля

Згадали авторизаційні дані? Авторизуйтесь