Посадова інструкція начальника відділу документообігу, кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

1. Загальні положення

1.1.    Начальник відділу документообігу, кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи Ланчинської селищної ради відноситься до професійної групи «Керівники».

1.2.    Призначення на посаду начальника відділу документообігу, кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи Ланчинської селищної ради та звільнення з неї здійснюється селищним головою Ланчинської селищної ради з дотриманням вимог Кодексу Законів про Працю України та чинного законодавства про працю.

1.3.    Посада відноситься до шостої категорії посадової особи місцевого самоврядування.

1.4.    Начальник відділу документообігу, кадрової, інформаційної та загально-організаційної роботи Ланчинської селищної ради безпосередньо підпорядковується селищному голові.

1.5.    Начальник відділу забезпечує виконання обов’язків відповідно до Положення про відділ, цієї посадової інструкції, а також завдань покладеними на відділ окремими рішеннями Ланчинської селищної ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями Ланчинського селищного голови, очолює та контролює роботу відділу.

2. Завдання та обов'язки

2.1.    Здійснює керівництво діяльністю відділу, безпосередньо відповідає за організацію роботи відділу.

2.2.    Розподіляє обов'язки між працівниками відділу, очолює та контролює їх роботу.

2.3.    В межах визначеної компетенції забезпечує роботу з матеріалами та документами, що надходять на виконання до відділу, доповідає керівництву ради про стан роботи з документами.

2.4.    У межах компетенції разом із фахівцями відповідних структурних підрозділів забезпечує виконання доручень Ланчинського селищного голови.

2.5.    Здійснює підготовку проектів поточних та перспективних планів роботи відділу.

2.6. Проводить аналіз та узагальнення матеріалів про хід виконання організаційно розпорядчих документів для керівництва ради.

2.7.    Забезпечує контроль за термінами виконання вищих державних органів, а також інших службових документів, що підлягають контролю, систематично інформує керівництво про хід їх виконання. Нагадує структурним підрозділам міської ради про терміни виконання ними документів

2.7.    Подає в межах своїх повноважень пропозиції щодо призначення на посади, звільнення з посад та переміщення працівників відділу, своєчасного заміщення вакансій, заохочення та накладання стягнень.

2.8.    В межах компетенції розглядає пропозиції, звернення, заяви, скарги, що надходять до відділу, готує відповідні матеріали та подає їх на розгляд керівництва ради.

2.9. Здійснює організаційне забезпечення проведення щорічної оцінки виконання посадовими особами покладених на них обов'язків.

2.10.  Контролює своєчасність присвоєння рангів та встановлення надбавок за вислугу років.

2.11.  Контролює своєчасну підготовку документів відділу до передачі в архів.

2.12.  Складає зведену номенклатуру справ апарату виконкому, забезпечує виконання єдиного порядку відбору, обліку, збереження, опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності апарату виконавчого комітету та їх архівного зберігання.

2.13. Забезпечує збереження оригіналів розпоряджень селищного голови з кадрових питань, документів на підставі яких вони видані.

2.14.  Сприяє здійсненню зв'язків Ланчинської селищної ради із засобами масової інформації.

2.15. Очолює роботу із забезпечення кадрами керівників, фахівців, технічних виконавців і робітників необхідних спеціальностей і кваліфікації відповідно до тематичних напрямків роботи та структурою селищної ради.

2.16. Забезпечує своєчасне оформлення прийому, переведення і звільнення працівників відповідно до трудового законодавства.

2.17. Очолює своєчасну підготовку документів щодо призначення пенсій працівникам в межах компетенції відділу.

2.18.  Систематично вивчає розстановку і використання фахівців, а також ділові якості працівників з метою підбору кадрів на заміщення вакантних посад керівників.

2.19.  Бере участь в організації роботи атестаційних, конкурсних та комісій і забезпечує оформлення необхідних матеріалів відповідно до їх рішеннями.

2.20. Організовує контроль за дотриманням працівниками селищної ради трудової дисципліни, дотриманням ними правил внутрішнього трудового розпорядку.

2.21. Здійснює контроль за обчисленням стажу роботи служби в органах місцевого самоврядування та встановленням надбавок за вислугу років і наданням відпусток відповідної тривалості, складання графіків щорічних відпусток працівників Ланчинської селищної ради;

2.22.  Забезпечує доступ до публічної інформації та системного і оперативного оприлюднення інформації з питань, що належать до компетенції відділу на офіційному вебсайті Ланчинської селищної ради в мережі Інтернет.

2.23. Здійснює контроль за роботою, пов’язаною із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників.

2.24.  У межах своєї компетенції бере участь у формуванні структури Ланчинської селищної ради та контролює розробку посадових інструкцій у виконавчих органах.

2.25.  Здійснює контроль за оформленням документів про прийняття Присяги та присвоєння рангів посадовим особам Ланчинської селищної ради, внесення про це записів до трудових книжок.

2.26.  Проводить разом з іншими підрозділами роботи щодо укладення, внесення змін, продовження терміну дії, розірвання контрактів з керівниками комунальних підприємств.

2.27.  Контролює здійснення організаційних заходів.

2.28.  Здійснює іншу роботу пов’язану із застосуванням законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування.

3. Має право

3.1.    На повагу особистої гідності, справедливе і шанобливе ставлення до себе з боку керівників, співробітників і громадян.

3.2.    На оплату праці залежно від посади, яку він займає, рангу, який йому присвоєно, якості, досвіту та стажу роботи, обсягу та якості виконання службових завдань.

3.3.    На соціальний і правовий захист відповідно до його статусу.

3.4.    На здорові, безпечні та належні для високо продуктивної роботи умови праці.

3.5.    Отримувати в порядку, встановленому законодавством, від відповідних органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій не залежно від їх підпорядкування та форми власності, об'єднань громадян, окремих осіб матеріали та Інформацію, необхідні для виконання своїх службових повноважень.

3.6.    Вимагати проведення службового розслідування з метою спростування безпідставних, на його думку, звинувачень або підозри щодо нього.

3.7.    Захищати свої законні права та інтереси в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та в судовому порядку.

3.8.    На просування по службі з урахуванням кваліфікації, здібностей, сумлінного виконання своїх обов'язків, участі у конкурсах на заміщення посад більш високої категорії, проходження стажування.

3.9.    Вносити пропозиції керівництву селищної ради щодо вдосконалення своєї роботи, роботи відділу.

3.10.  Одержувати відповідні документи та необхідну інформацію від посадових осіб селищної ради та підпорядкованих установ для виконання покладених на відділ функцій.

3.11. Вимагати від працівників відділів, управлінь, служб селищної ради, посадових осіб своєчасного виконання надісланих їм документів та звернень громадян відповідно до вимог чинного законодавства.

3.12.  Вимагати від працівників відділу будь-яку інформацію, що стосується їх роботи.

3.13. Залучати спеціалістів селищної ради та підпорядкованих установ для розгляду питань, віднесених до компетенції відділу.

3.14.  Брати участь у засіданнях Ланчинської селищної ради та її виконавчого комітету, нарадах, що проводить селищний голова, а також в тих, що проводяться у виконавчих органах Ланчинської селищної ради з питань, віднесених до компетенції відділу.

3.15.  У разі потреби перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку в Ланчинській селищній раді, вимог законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування.

4.Відповідальність

4.1.    Начальних відділу несе персональну відповідальність за здійснення наданих йому повноважень.

4.2.    Начальник відділу несе відповідальність за неналежне виконання службових обов'язків, перевищення своїх повноважень, порушення спеціальних обмежень щодо посадових осіб місцевого самоврядування згідно статей 12, 13, 23, Закону України. «Про службу в органах місцевого самоврядування», чинного законодавства України про працю та Закону України «Про запобігання корупції».

4.3.    Начальник відділу може бути притягнений до дисциплінарної, матеріальної, цивільної, адміністративної та кримінальної відповідальності, визначеної чиним законодавством.

5.Повинен знати

5.1.    Загальнотеоретичні основи правничих дисциплін в обсязі, необхідному для бездоганного виконання своїх службових обов'язків.

5.2.    Конституцію України; закони України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про службу в органах місцевого самоврядування", "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та інші закони України з питань організації та діяльності органів місцевого самоврядування; укази і розпорядження Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, інші підзаконні нормативно-правові акти, що регулюють розвиток відповідної сфери управління.

5.3.    Організацію праці та основи управління персоналом і кадрової роботи.

5.4.    Законодавство про працю.

5.5.    Форми та методи роботи із засобами масової інформації.

5.6.    Інструкцію з діловодства Ланчинської селищної ради.

5.7.    Основи психології, економіки, фінансів.

5.8.    Основні програми роботи на комп'ютері.

5.9.    Державну мову.

5.10. Етику та культуру ділового та політичного спілкування.

5.11. Організацію, форми і методи роботи органів місцевого самоврядування.

5.12. Основні вимоги до діловодства та забезпечення схоронності документів, селищної ради та виконавчого комітету.

5.13. Правила внутрішнього трудового розпорядку.

5.14. Правила та норми охорони праці та протипожежного захисту.

6.Кваліфікаційні вимоги

6.1.    Повна вища освіта відповідного професійного спрямування ( економічна, юридична, гуманітарна, державне управління) за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста.

6.2.    Стаж роботи за фахом на службі в органах місцевого самоврядування та державній службі на керівних посадах не менше 3 років або стаж роботи за фахом на керівних посадах з інших сферах управління не менше 5 років.

6.3.    Вільне володіння державною мовою.

7.Взаємовідносини за посадою

7.1.    Отримує від структурних підрозділів Ланчинської селищної ради, від відповідних органів державної влади, інших органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від їх підпорядкування та форм власності, об'єднань громадян, окремих осіб необхідні матеріали для виконання посадових обов'язків.

7.2.    На період тимчасової відсутності начальника відділу його обов'язки виконує головний спеціаліст відділу згідно розпорядження селищного голови.

З посадовою інструкцією ознайомлений(а)

Начальник відділу документообігу, кадрової,

інформаційної та загально-організаційної роботи

виконавчого комітету Ланчинської селищної ради _______________________

«_____»______________ 2021 р.