Про затвердження Регламенту відділу Центру надання адміністративних послуг Ланчинської селищної ради об’єднаної територіальної громади

УКРАЇНА

ЛАНЧИНСЬКА СЕЛИЩНА РАДА

ОБ’ЄДНАНОЇ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ

Надвірнянського району Івано-Франківської області

сьомого демократичного скликання

сімнадцята сесія

РІШЕННЯ

від 11 травня 2019 року № 692-17/2019                                        селище Ланчин

Про затвердження Регламенту відділу Центру

надання адміністративних послуг Ланчинської

селищної ради об’єднаної територіальної громади

З метою підвищення рівня якості надання адміністративних послуг та подальшого спрощення видачі документів дозвільного характеру на підставі Закону України від 06.09.2012 року №5203-VI «Про адміністративні послуги», Закону України від 06.09.2005 року №2806-VI «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», відповідно до Закону України від 12.02.2015 року №191-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення умов ведення бізнесу (дерегуляція)», постанови Кабінету Міністерства України від 01.08.2013 року №588 «Про затвердження Примірного регламенту діяльності відділу Центру надання адміністративних послуг», для  забезпечення належного виконання Закону України від 10.12.2015 року № 888-VIII «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг», розпорядження Кабінету Міністрів України від 16.05.2014 року №535-р «Деякі питання надання адміністративних послуг органів виконавчої влади через центри надання адміністративних послуг», керуючись ст. 26 Закону України від 21.05.1997року № 280/97 «Про місцеве самоврядування в Україні», селищна рада

В И Р І Ш И Л А:

1. Затвердити Регламент відділу Центру надання адміністративних послуг Ланчинської селищної ради об’єднаної територіальної громади», згідно з додатком до цього рішення.

2. Спеціалісту відділу загальної, організаційної та інформаційної роботи    (В. Білоус) оприлюднити Регламент відділу Центру надання адміністративних послуг Ланчинської селищної ради об’єднаної територіальної громади на офіційному веб-сайті Ланчинської селищної ради.

3. Встановити, що рішення селищної ради «Про затвердження Регламенту відділу Центру надання адміністративних послуг Ланчинської селищної ради об’єднаної територіальної громади» набирає чинності з дня його офіційного оприлюднення.

4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника селищного голови (В. Іванішака) та постійну комісію селищної ради з питань фінансів, інвестицій та планування соціально-економічного розвитку (В. Мельничук).

Селищний голова                                                                Володимир Попович

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням селищної ради

від__.___.2019 року №___

РЕГЛАМЕНТ

ВІДДІЛУ ЦЕНТРУ НАДАННЯ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ

ЛАНЧИНСЬКОЇ СЕЛИЩНОЇ РАДИ ОБ’ЄДНАНОЇ ТЕРИТОРІАЛЬНОЇ ГРОМАДИ

1.ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1. Цей регламент визначає порядок організації роботи відділу Центру надання адміністративних послуг Ланчинської селищної ради об’єднаної територіальної громади (далі – Центр), порядок дій адміністраторів Центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні наведеному в Законі України «Про адміністративні послуги».

3. Надання адміністративних послуг у Центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:

1. верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
2. стабільності;
3. рівності перед законом;
4. відкритості та прозорості;
5. оперативності та своєчасності;
6. доступності інформації про надання адміністративних послуг;
7. захищеності персональних даних;
8. раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
9. неупередженості та справедливості;
10. доступності та зручності для суб’єктів звернення.

4. Центр у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування», «Про звернення громадян», «Про адміністративні послуги», «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних органів виконавчої влади, рішеннями міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, Положенням про відділ« Центр надання адміністративних послуг», цим Регламентом та іншими нормативно-правовими актами.

ІІ. ВИМОГИ ДО ПРИМІЩЕННЯ,

В ЯКОМУ РОЗМІЩУЄТЬСЯ ЦЕНТР

1. Центр розміщено в центральній частині міста у зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою. На вході до приміщення розміщена вивіска з найменуванням Центру та табличка з інформацією про його місцезнаходження, графік роботи.

Графік роботи Центру (його територіальних підрозділів, віддалених місць для роботи адміністраторів такого Центру – в разі їх утворення затверджується органом, що утворив Центр (селищною радою), з урахуванням вимог Закону України «Про адміністративні послуги».

Вхід до центру облаштовується пандусом для осіб з обмеженими фізичними можливостями, кнопкою виклику та у разі потреби зручними сходами з поручнями. У приміщенні Центру має бути облаштована туалетна кімната з урахуванням потреб осіб з обмеженими фізичними можливостями.

На прилеглій до центру території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення. На прилеглих вулицях розміщуються вказівники, на яких зазначається місце розташування Центру.

2. Приміщення Центру має поділятися на відкриту та закриту частини.

У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками центру.

Відкрита частина включає:

1. сектор прийому;
2. сектор інформування;
3. сектор очікування;
4. сектор обслуговування;

Відкрита частина розміщується на першому поверсі будівлі.

Закрита частина має бути призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернення на прийом до адміністраторів за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації  (розміщення архіву).

Закрита частина може розміщуватися на інших поверхах, ніж відкрита частина. Вхід до закритої частини центру суб’єктам звернення забороняється.

Сектор прийому облаштовується при вході до приміщення центру. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи центру.

Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.

У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, а також (у разі можливості) – інформаційні термінали в зручному для перегляду місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.

Сектор інформування облаштовується столом, стільцями, телефоном та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.

Для висловленнями суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг у Центрі сектор інформування облаштовується відповідною скринькою та книгою відгуків і пропозицій, яка розміщується на видному та у доступному місці.

3. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні, площа якого визначається залежно від кількості осіб, які звертаються до Центру протягом дня, та облаштовується столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями.

Сектор очікування  в разі потреби та при можливості обладнується автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та тих, що мають вади зору.

Для оплати адміністративного збору в секторі очікування можуть розміщуватися банкомати, платіжні термінали.

4. Сектор обслуговування утворюється за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів можуть розподілятися за принципом прийому і видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів можуть розподілятися за принципом прийому і видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення повинно мати інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади працівників Центру.
5. Площа секторів очікування та обслуговування повинна бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів Центру.

Загальна площа секторів очікування та обслуговування має складати не менш як 70 кв. метрів.

8. На інформаційних стендах (та інформаційних терміналах в разі їх наявності) розміщується інформація, зокрема, про:

- найменування Центру, його місцезнаходження (місцезнаходження його територіальних підрозділів, віддалених місць для роботи адміністраторів Центру в разі їх утворення), номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;

- графік роботи Центру ( його територіальних підрозділів, віддалених місць для роботи адміністраторів Центру в разі їх утворення), прийомні дні та години, вихідні дні;

- перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр (його територіальних підрозділів, віддалені місця для роботи адміністраторів Центру в разі їх утворення), та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;

- строки надання адміністративних послуг;

- бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;

- платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

- супутні послуги, які надаються в приміщенні Центру;

- прізвище, ім’я, по батькові керівника Центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;

- користування інформаційними терміналами ( у разі їх наявності);

- користування автоматизованою системою керування чергою (у разі ї наявності);

- Положення про Центр;

- Регламент Центру.

9. Перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр (його територіальних підрозділів, віддалені місця для роботи адміністраторів Центру в разі їх утворення), розміщується у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності). Адміністративні послуги в переліку групуються за суб’єктами надання адміністративних послуг (можуть бути сформовані за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення або сфери правовідносин, законодавства).

10. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг у Центрі, розміщуються у секторі інформування на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення.

11. Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до  інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів, надрукованих шрифтом Брайля. У разі можливості на інформаційних терміналах розміщується голосова інформація та відеоінформація, а також здійснюється інформація іншими способами, які є зручними для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

12. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у роботі Центру можуть брати участь представники суб’єктів надання адміністративних послуг для надання консультацій.

ІІІ. ІНФОРМАЦІЙНА ТА ТЕХНОЛОГІЧНА КАРТКИ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ

1. Селищна рада об’єднаної територіальної громади, а також керівник Центру можуть вносити суб’єктам надання адміністративних послуг пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).

2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративних послуг суб’єкти їх надання своєчасно інформують про це селищну раду, а також керівника Центру, готують пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

ІV. РОБОТА ІНФОРМАЦІЙНОГО ПІДРОЗДІЛУ ЦЕНТРУ

            1. Для надання допомоги суб’єкта звернення у користуванні інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою (у разі їх наявності), консультування із загальних питань організації роботи Центру та порядку прийому суб’єктів звернення у Центрі може утворюватися інформаційний підрозділ.

         Інформаційний підрозділ Центру також:

- інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції Центру;

- консультує суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;

- надає іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором Центру.

2. Селищна рада створює та забезпечує роботу  веб-сайту Центру або окремого розділу на своєму веб-сайті, де розміщується інформація, зазначена в пункті 8 розділу ІІ цього регламенту, а також відомості про місце розташування Центру ( його територіальних підрозділів, віддалених місць для роботи адміністраторів Центру в разі їх утворення), найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.

3. Інформація, яка розміщена в приміщені Центру (в тому числі на інформаційних терміналах) та на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною. Інформація про Центр на веб-сайті селищної ради має бути зручною для пошуку та копіювання.

4. Суб’єктами звернення, які звернулися до Центру з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг Центром у спосіб, аналогічний способу звернення.

V. КЕРУВАННЯ ЧЕРГОЮ В ЦЕНТРІ

         1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у Центрі вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.

         2. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором Центру реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачити персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).

         3. У Центрі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до Центру або в телефонному режимі. Прийом суб’єктів звернення, якізареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюються у визначені керівником Центру години.

         4. Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.

VІ. ПРИЙНЯТТЯ ЗАЯВИ ТА ІНШИХ ДОКУМЕНТІВ У ЦЕНТРІ

         1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративних послуг (надалі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (надалі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно в Центрі (або його територіальних підрозділах, віддалених місцях для роботи адміністраторів такого центру в разі їх утворення).

         Прийняття заяв для отримання адміністративних послуг від фізичних осіб, у тому числі фізичних осіб – підприємців, здійснюється незалежно від реєстрації їх місця проживання, крім випадків, передбачених законом.

         Заяви від юридичних осіб приймаються за місцезнаходженням таких осіб або у випадках, передбачених законом, за місцем провадженням діяльності або місцезнаходженням відповідних об’єктів, якщо інше не встановлено законом.

         2. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».

         3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у Центрі (його територіальному підрозділі, віддаленому місці для роботи адміністратора центру в разі їх утворення) особисто, через представника (законного представника), надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

         Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.

         4. У разі коли вхідний пакет документів подається представником (законним представником) суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.

         5. Адміністратор Центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.

         6. Адміністратор Центру складає у двох примірниках опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про, заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, реєстраційний номер, назву адміністративної послуги та строки її надання.

         7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки відповідного адміністратора Центру, а також відмітки про дату його складання. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення в центрі електронного документообігу – в електронній формі.

         8.Адміністратор Центру під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятий для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також бажане місце отримання оформленого результату надання адміністративної послуги (в Центрі, його територіальному підрозділі, віддаленому місці для роботи адміністратора центру – в разі їх утворення), спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів.

         9. Адміністратор Центру здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.

         10. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятий для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор Центру не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (або його від скановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку або поштовим відправленням.

         11. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор Центру формує справу у паперовій і електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.

         12. Інформація про вчинені дії адміністратора Центру вносить до листа про проходження справи у паперовій формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.

VII. ОПРАЦЮВАННЯ СПРАВИ (ВХІДНОГО ПАКЕТА ДОКУМЕНТІВ)

         1.Після вчинення дій, передбачених пунктами 1-12 у розділі VI («Прийняття заяви та інших документів у Центрі») цього регламенту, адміністратор Центру зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів  суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішень у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки адміністратора, що передав відповідні документи.

         2.Передача справ у паперовій формі від Центру (його територіального підрозділу, віддаленого місця для роботи адміністратора Центру в разі їх утворення) до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником Центру, надсилання від сканованих  документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.

         3.Після отримання справи суб’єкта надання адміністративної послуги зобов’язаний в нести запис про її отримання із зазначенням дати та прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.

         4.Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами Центру відповідного до розподілу обов’язків за рішенням керівника Центру.

         5. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:

         - своєчасно інформувати Центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;

         - надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора Центру про хід розгляду справи;

         - у разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги) адміністратор Центру невідкладно інформує про це керівника Центру.

VIII. ПЕРЕДАЧА ВИХІДНОГО ПАКЕТА ДОКУМЕНТІВ СУБ’ЄКТОВІ ЗВЕРНЕННЯ.

         1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його до Центру (його територіального підрозділу, віддаленого місця для роботи адміністратора Центру в разі їх утворення), про що зазначається в листі про проходження справи.

         2. Адміністратор Центру невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.

         3.Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під підпис (у тому числі його представникові (законному представникові)) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятий для суб’єкта звернення спосіб.

         Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зазначається в описі вхідного пакета документів та/або в журналі реєстрації заяв суб’єктів звернень та видачі документів про надання адміністративних послуг.

         4. Уразі не зазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання в Центрі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку в Центрі, а потім передається для архівного зберігання.

         5. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор Центру реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.

         6. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і керівник Центру.

         7.Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній (відскановані документи) формі (зокрема заява суб’єкта звернення та при необхідності інші документи) зберігається у Центрі.

         Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.